. Để hiểu rõ quy trình tuyển dụng được xây dựng và thực hiện như thế nào, bài viết này sẽ đưa ra một mẫu quy trình tuyển dụng được xây dựng theo thể thức chuẩn của các Doanh nghiệp đang áp dụng như sau:
Mẫu quy trình tuyển dụng dưới đây được lấy ví dụ từ Công ty Cổ phần thực phẩm Châu Âu - Euro Foods
  |
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
|
Mã số :
QT-TD-01
Lần ban hành
: 01
Ngày có hiệu
lực:
|
NGƯỜI ĐƯỢC PHÂN PHỐI
1. Tổng giám đốc.
2. Đại diện Lãnh đạo.
3. Trưởng các phòng/ đơn vị trong Công ty.
TÓM TẮT SỬA ĐỔI
Lân sửa
|
Ngày sửa
|
Người duyệt
|
Tóm tắt nội dung sửa đổi
|
NỘI DUNG
Đề mục
|
Trang số
|
Lần sửa đổi
|
1. Mục đích
|
||
2. Phạm vi áp dụng
|
||
3. Tài liệu tham khảo
|
||
4. Định nghĩa
|
||
5. Trách nhiệm
|
||
6. Lưu đồ thực hiện
|
||
7. Nội dung quy trình
|
||
8. Phục lục
|
||
9. Hồ sơ lưu trữ
|
||
10. Chế độ báo cáo
|
Lập
|
Kiểm tra
|
Duyệt
|
Chức danh : Nhân viên
Họ tên :
|
Chức danh : Nhân viên
Họ tên :
|
Chức danh : Tổng giám đốc
Họ tên :
|
1.
MỤC ĐÍCH.
- Nhằm xác định khi nào phải tuyển dụng; quá
trình tìm kiếm, lựa chọn đúng người vào đúng
vị trí và
đúng lúc được thực hiện như thế nào.
- Nâng cao tính hiệu quả của quá trình tuyển
dụng (nâng cao số nhân viên được ký hợp đồng
lao động có
thời hạn sau thời gian thử việc)
- Xác
định tính ưu tiên cho nguồn
nhân lực có chất lượng cao muốn gia nhập Công
ty và
nguồn nhân lực
nội bộ có nguyện vọng thuyên chuyển, thăng tiến; tạo động lực cho nhân viên
không ngừng phát triển và đa dạng hóa nghề nghiệp chuyên môn.
- Là một trong những cơ sở cho việc cải tiến
hệ thống quản lý và điều hành của Công ty.
2.
PHẠM VI ÁP DỤNG.
- Áp dụng trong toàn Công ty Cổ phần Thực phẩm
Châu Âu – Euro Foods
- Đối tượng áp dụng : tuyển dụng các chức
danh từ trưởng, phó các phòng nghiệp vụ, các đơn
vị phụ thuộc
đến nhân viên.
3.
TÀI LIỆU THAM KHẢO.
- Bộ luật lao động đã được sửa đổi, bổ sung
ngày 02/04/2002.
- Quy trình đào tạo và phát triển.
- Hệ thống các bản : mô tả công việc và tiêu
chuẩn chức danh.
4.
ĐỊNH NGHĨA.
- Tuyển dụng : là tập hợp các hoạt động tập
trung vào việc tìm kiếm và xác định nguồn nhân
lực có phẩm
chất tốt để bổ sung vào các vị trí còn trống của tổ chức.
5.
TRÁCH NHIỆM.
5.1 Hội đồng tuyển dụng.
- Thành phần :
+ ..........................
: Chủ tịch Hội đồng.
+ ..........................
: Phó chủ tịch thường trực.
+ ..........................
: Ủy viên.
+ ..........................
: Ủy viên.
- Hội đồng tuyển dụng có trách nhiệm duyệt
các kết quả : phỏng vấn, sát hạch sơ bộ; phỏng
vấn chuyên
môn, sát hạch tay nghề; quyết định tuyển chọn nhân sự.
5.2 Phòng Tổ chức Nhân
sự.
- Thực hiện các công việc quy trình quy định
để thiết lập các thông tin cơ sở, tham mưu cho Hội đồng tuyển dụng ra quyết định
tuyển chọn ứng viên.
5.3 Các phòng ban, đơn
vị.
- Trưởng, phó các phòng ban, đơn vị có trách
nhiệm tham gia việc xây dựng nội dung và trực
tiếp phỏng vấn
chuyên môn, sát hạch tay nghề các ứng viên.
6.
LƯU ĐỒ THỰC HIỆN.
7.
NỘI DUNG QUY TRÌNH.
7.1 Nhu cầu tuyển dụng.
a) Đánh giá nhu cầu tuyển dụng.
* Nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch khi:
- Nguồn nhân lực hiện
tại không đáp ứng được yêu cầu của quản lý và sản xuất hiện tại cả về chất lẫn
về lượng (việc đào tạo không cải thiện được kết quả làm việc)
- Phát triển quy mô
tổ chức, thị trường và ngành nghề kinh doanh của Công ty.
* Nhu cầu tuyển dụng
không định kỳ:
- Thiếu nhân lực bất thường do những yếu tố
như : chuyển công tác, sa thải, tai nạn, bệnh tật,…vv mà nguồn nhân lực kế cận
chưa kịp đáp ứng.
- Khi nhân lực muốn gia nhập Công ty là những
người :
+ Có thành
tích học tập từ loại khá trở lên.
+ Giàu kinh nghiệm làm việc trong những lĩnh vực tương tự
(Công ty khác chuyển qua)
+ Là thân nhân của các cấp Lãnh đạo trong Công ty hoặc ngoài
đơn vị nhưng đã có sự giúp đỡ cho sự nghiệp phát triển Công ty.
- Khi xẩy ra
các sự cố khác ngoài dự tính.
b) Thời gian tuyển dụng.
- Định kỳ thực hiện tuyển dụng theo kế hoạch
từ tháng ......... hàng năm.
- Hoặc tuyển dụng đột xuất khi phát sinh nhu
cầu
c) Cơ sở tuyển dụng.
- Tiêu chuẩn làm cơ sở so sánh, đối chiếu để
chọn lựa ứng viên là hệ thống các bản :
+ Mô tả công
việc.
+ Tiêu chuẩn
chức danh.
+ Tiêu chuẩn
vị trí công việc (Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật)
+ Kết quả
hoàn thành công việc.
Lãnh đạo các phòng
ban, đơn vị định kỳ đánh giá nhu cầu tuyển dụng của đơn vị mình hoặc khi có nhu
cầu tuyển dụng bất thường; gửi đề nghị tuyển dụng (BM.NS -001) cho P.TCNS trước
ngày 31/12 hàng năm để tổng hợp thành kế hoạch tuyển dụng trong năm cho toàn
Công ty (BM.NS-002).
7.2 Nguồn tuyển dụng (thực hiện ưu tiên theo
thứ tự sau)
a) Nguồn nội bộ :
- Công ty ưu tiên
cho các ứng viên là nhân viên trong Công ty có đơn xin dự tuyển vào các vị trí
theo thông báo tuyển dụng nội bộ được niêm yết có thời hạn tại trụ sở các đơn vị
của Công ty.
- Đồng thời P.TCNS
cũng xem xét lại hồ sơ các nhân viên tiềm năng trong Công ty (đánh giá năng lực,
kết quả hoàn thành công việc) để chọn ra những ứng viên có đủ những điều kiện cho
bước tuyển chọn.
- Sau bước tiếp nhận,
tìm kiếm những ứng viên từ nội bộ Công ty nêu trên, nếu :
+ Số lượng ứng viên đảm bảo thì chuyển đến bước tuyển chọn,
đưa vào danh sách (BM.NS-004) trình Hội đồng tuyển dụng tuyển chọn; nếu không đủ
thì ;
+ Tìm thêm ứng
viên từ nguồn bên ngoài.
b) Nguồn bên ngoài (tìm nguồn theo thứ tự sau)
:
- Do nhân viên trong Công ty giới thiệu (qua
thông báo tuyển dụng nội bộ).
- Liên hệ với các
trường Đại học, Cao đẳng, dạy nghề.
- Đăng thông báo tuyển
dụng trên : website của Công ty (www.example.com), và các phương tiện truyền
thông đại chúng (Báo chí, truyền hình)
- Đối với một số vị
trí nhân sự trung cao cấp, đòi hỏi chất lượng cao, khó tìm nguồn thì có thể
liên hệ với một số công ty tư vấn, dịch vụ nguồn nhân lực để tìm ứng viên.
7.3 Sơ tuyển.
- Sơ tuyển là tổng hợp 2 nguồn nhân lực trên
và loại bỏ các ứng viên không đáp ứng các yêu cầu cơ bản của vị trí công việc.
- Công tác sơ tuyển do P.TCNS thực hiện, chủ
yếu loại ứng viên trên hồ sơ dự tuyển bởi các lý do như :
+ Thâm niên kinh nghiệm không đạt yêu cầu
theo quy định.
+ Trình bày cẩu thả, lỗi chính tả nhiều.
+ Chuyên
môn, nghề nghiệp của ứng viên không phù hợp với vị trí dự tuyển.
+ Kết quả học tập dưới mức trung bình.
+ Thay đổi liên tục định hướng nghề nghiệp.
+ Không quá độ tuổi Công ty quy định đối với
từng loại vị trí công việc, chức danh.
+ Hoàn cảnh gia đình, bản thân không phù hợp
với môi trường làm việc…vv.
- Lập danh sách ứng viên đủ điều kiện dự phỏng
vấn (BM.NS-003).
7.4 Phỏng vấn, sát hạch.
- Công tác chuẩn bị phỏng vấn, sát hạch :
+ Gửi thông
tin mời phỏng vấn, sát hạch đến các ứng viên.
+ Lập chương
trình phỏng vấn, sát hạch gồm các nội dung chi tiết được nêu ở các bước tiếp
theo dưới đây.
+ Chuẩn bị các trang thiết bị văn phòng, tài liệu, phương tiện,
cơ sở vật chất dùng để phỏng vấn, sát hạch.
+ Họp Hội đồng tuyển dụng thông qua chương trình phỏng vấn,
sát hạch (nếu cần thiết có thể triệu tập một số nhân viên có trình độ chuyên
môn, tay nghề cao tham gia giúp việc cho Hội đồng tuyển dụng)
- Bản tiêu chuẩn chức danh, tiêu chuẩn vị trí công
việc (tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật) của các vị trí công việc là cơ sở cho những
nội dung cần phỏng vấn, sát hạch tay nghề.
- Tiến hành phỏng vấn, sát hạch :
a) Phỏng vấn, sát hạch sơ bộ :
- Do P.TCNS tiến
hành, kiểm tra kiến thức tổng quát; tư chất và ngoại hình, định hướng nghề nghiệp;
hoàn cảnh gia đình, bản thân; quá trình học tập, làm việc; luật giao thông đường
bộ; các kỹ năng cần thiết, quan hệ với đồng nghiệp…vv
- Tổng hợp kết quả
trình Hội đồng tuyển dụng duyệt (BM.NS-003) và gửi thông tin mời ứng viên phỏng
vấn tiếp phần chuyên môn, tay nghề.
b) Phỏng vấn chuyên môn, sát hạch tay nghề :
- P.TCNS cùng với
các cấp trưởng, phó phòng ban, đơn vị (sẽ tiếp nhận nhân viên) thực hiện phỏng
vấn chuyên môn, sát hạch tay nghề ứng viên.
- Tổng hợp kết quả,
lập danh sách trình Hội đồng tuyển dụng tuyển chọn (BM.NS-004).
7.5 Tuyển chọn.
- Hội đồng tuyển dụng sẽ căn cứ kết quả phỏng
vấn, sát hạch để quyết định tuyển chọn các ứng viên (BM.NS-004).
- Nguyên tắc tuyển chọn cơ bản :
+ Chỉ tuyển chọn ứng viên có trình độ, năng lực, tay nghề cao
hơn hoặc bằng với mặt bằng trình độ, năng lực, tay nghề thực tế của đội ngũ
nhân viên hiện đang làm việc trong đơn vị.
+ Không quá
cầu toàn ở ứng viên.
+ Phù hợp với
văn hóa công ty.
- Nếu kết quả tuyển
chọn có số lượng, thành phần không đủ so với yêu cầu thì quay lại bước xác định
nhu cầu; sau 2 lần thực hiện mà số lượng ứng viên vẫn không đủ so với yêu cầu
thì cần phải xem xét lại một số vấn đề có liên quan (cung cầu nhân lực trên thị
trường, chính sách về tiền lương, thu nhập, môi trường làm việc, …)
7.6 Thử việc.
- Căn cứ danh sách ứng
viên được Hội đồng tuyển dụng duyệt, P.TCNS gửi thông tin mời thử việc đến các ứng
viên.
- Ký hợp đồng thử việc trong vòng 1 - 3
tháng.
- Giới thiệu một số nội dung cần thiết cho
nhân viên thử việc :
+ Lịch sử hình thành và phát triển Công ty.
+ Giới thiệu văn hóa công ty và các quy định,
nội quy, thủ tục cần tuân thủ.
+ Thông báo nghĩa vụ và quyền lợi của nhân
viên trong thời gian thử việc.
+ Giới thiệu nhân
viên thử việc với các thành viên trong phòng ban, đơn vị tiếp nhận.
+ Lãnh đạo trao đổi với
nhân viên thử việc và ký nhận Bản mô tả công việc, Bản tiêu chuẩn chức danh, Bản
kết quả hoàn thành công việc.
+ Giới thiệu nhân viên sẽ kèm cặp nhân viên
thử việc.
7.7 Nhận việc chính thức.
- Sau thời gian thử
việc, lãnh đạo các phòng ban, đơn vị phải gửi thông báo cho P.TCNS biết kết quả
đánh giá sau thời gian thử việc (BM.NS-005) để P.TCNS trình Tổng giám đốc Công
ty xem xét, ký hợp đồng lao động có thời hạn.
- Các phòng ban, đơn vị phải xác định nhân
viên mới nhận việc chính thức có người kèm cặp hay không cần người kèm cặp.
7.8 Phân cấp tuyển dụng.
- P.TCNS chịu trách nhiệm đối với kế hoạch và
thực hiện tuyển dụng nhân lực trong khối :
+ Các phòng
nghiệp vụ Công ty.
+ Chi nhánh
……….
+ Công ty
......... .
+ Cấp trưởng,
phó các đơn vị phụ thuộc tự trang trải.
+ Cấp trưởng,
phó các phòng trong các đơn vị phụ thuộc.
- Các đơn vị phụ thuộc
(giao cho một phòng chuyên trách) chịu trách nhiệm đối với kế hoạch và thực hiện
tuyển dụng nhân lực cấp nhân viên trong đơn vị mình.
8.
PHỤ LỤC.
- BM.NS-001 : Đề nghị tuyển dụng.
- BM.NS -002 : Kế hoạch tuyển dụng năm.
- BM.NS -003 : DS ứng viên dự tuyển và kết quả phỏng vấn,
sát hạch sơ bộ.
- BM.NS -004 : DS ứng viên phỏng vấn chuyên môn, sát hạch
tay nghề và kết quả tuyển chọn.
- BM.NS -005 : Kết quả đánh giá trình độ, năng lực nhân viên
thử việc.
9.
HỒ SƠ LƯU TRỮ
Stt
|
Tên hồ sơ
|
Thời hạn lưu
|
Trách nhiệm lưu
|
1
|
Đề nghị tuyển dụng
|
Lâu dài
|
Phòng Tổ
chức Nhân sự
|
2
|
Kế hoạch tuyển dụng năm
|
Lâu dài
|
|
3
|
DS
ứng viên dự
tuyển và kết
quả phỏng vấn, sát hạch sơ bộ.
|
Lâu dài
|
|
4
|
DS
ứng viên phỏng
vấn chuyên môn,
sát hạch tay nghề và kết quả
tuyển chọn.
|
Lâu dài
|
|
5
|
Kết quả đánh giá trình độ, năng lực
nhân viên thử việc.
|
Lâu dài
|
10. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO.
- Các phòng/đơn vị phụ thuộc phải báo cáo kế
hoạch và kết quả thực hiện việc tuyển dụng cấp nhân viên cho P.TCNS :
+ Kế hoạch
tuyển dụng : báo cáo trước ngày
31/12 hàng năm (kế hoạch định kỳ)
báo cáo ngay khi có nhu cầu tuyển không định kỳ.
+ Kết quả
tuyển chọn : 3 ngày sau
khi có kết quả tuyển chọn.
+ Kết quả
đánh giá nhân viên thử việc : 3
ngày sau khi có kết quả đánh giá.
PHẦN PHỤ LỤC (được đính kèm theo quy trình bao gồm các biểu mẫu dưới đây):
- BM.NS-001 : Đề nghị tuyển dụng.
- BM.NS -002 : Kế hoạch tuyển dụng năm.
- BM.NS -003 : DS ứng viên dự tuyển và kết quả phỏng vấn, sát hạch sơ bộ.
- BM.NS -004 : DS ứng viên phỏng vấn chuyên môn, sát hạch tay nghề và kết quả tuyển chọn.
- BM.NS -005 : Kết quả đánh giá trình độ, năng lực nhân viên thử việc.
No comments:
Post a Comment