Phỏng vấn tuyển dụng - những vấn đề cơ bản

Ngày nay khi hoạt động quản lý càng trở nên phức tạp và đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực hoạt động  tạo nên sự vận hành tồn tại, phát triển của xã hội thì nhiều ngành khoa học quản lý ra đời. Trong đó khoa học quản lý nguồn nhân lực là một trong những đặc trưng nổi bật và mang tính cấp thiết nhất.

Yếu tố con người trong thực thi hoàn thành nhiệm vụ của bất kỳ một tổ chức nào cũng luôn là yếu tố được coi là trọng tâm, hàng đầu. Xét trên góc độ quản lý nói chung và quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức hiện nay nói riêng thì có thể nhận thấy tầm quan trọng của quản lý là từ khâu tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho tổ chức.

Ông cha ta đã từng nói: “ Thiên thời, địa lợi, nhân hòa”nhưng thiên thời không bằng với địa lợi và địa lợi lại càng không thể không có nhân hòa. Nhưng muốn có được yếu tố nhân được hòa thì cần phải biết thuật dùng người. Thuật dùng người được các nước Âu Mỹ nói tóm gọn trong câu: “đúng người, đúng lúc, đúng chỗ”- nghĩa là lựa chọn đúng người, bố trí họ đúng vào vị trí phù hợp và đúng thời điểm cần thiết. Khi tuyển dụng nhân sự trong các tổ chức ở Việt Nam cũng vậy, muốn thu hút nhân tài, muốn giúp họ phát huy được năng lực sở trường của mình, muốn họ cùng trưởng thành, thăng tiến cùng với sự phát triển của tổ chức thì càng cần có một khâu tuyển dụng sang suốt và biết phát hiện tài năng. Trong tuyển dụng có nhiều cách thức để tiến hành nhưng có thể nói cách thức phỏng vấn là hình thức được đánh giá là sát thực tiễn và được sử dụng nhiều nhất hiện nay trong hoạt động quản lý và phát triển tổ chức.

I.  TỔNG QUAN VỀ PHỎNG VẤN TRONG TUYỂN DỤNG

1. Các khái niệm có liên quan

1.1. Tuyển dụng

Tuyển dụng là khái niệm xuất hiện thường xuyên và trở nên thông dụng trong hoạt động quản lý nhân lực tổ chức. Có nhiều hướng tiếp cận khái niệm này dưới các góc độ khác nhau, nhưng khái quát chung nhất về khái niệm tuyển dụng mà nhóm tiếp cận là: Tuyển dụng được hiểu là quá trình tìm kiếm, lựa chọn đúng người thỏa mãn yêu cầu công việc và bổ sung lực lượng lao động cho tổ chức.

1.2. Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong những khâu quan trọng và được áp dụng phổ biến nhất để lựa chọn các ứng viên phù hợp với vị trí công việc trong quá trình tuyển dụng. Hay nói cách khác, phỏng vấn là phương thức lập ra một bên là các chủ thể phỏng vấn và một bên là các ứng viên tham gia phỏng vấn; từ đó thông qua các bài kiểm tra phản ứng, tiếp xúc tâm lý, thử thách ứng xử,... cho phép người phỏng vấn thu thập thông tin, tìm hiểu và đánh giá ứng viên về nhiều phương diện tính cách, ngoại hình, năng lực, sở trường,..từ đó đưa ra sự lựa chọn ứng viên phù hợp nhất, đáp ứng nhu cầu cho công việc mà tổ chức cần tuyển dụng.

2. Vị trí, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động phỏng vấn trong tuyển dụng

2.1. Vị trí của phỏng vấn

Trong toàn bộ các hoạt động của tuyển dụng nhân sự có các hoạt động chủ yếu và thông thường được tiến hành theo trình tự các khâu sau đây:

-         Hoàn tất và nộp mẫu đơn xin việc

-         Phỏng vấn sơ bộ

-         Trắc nghiệm

-         Sưu tra lý lịch

-         Phỏng vấn sâu

-         Khám sức khỏe và quyết định tuyển dụng.

Như vậy trong một mô chu trình tuyển dụng thông thường thì phỏng vấn là hoạt động xuyên suốt toàn bộ quá trình tuyển dụng từ sơ bộ đến chuyên sâu. Đứng ở các vị trí như vậy khiến cho phỏng vấn thực hiện và hoàn thành các chức năng như:

+ Chức năng thông tin:

Phỏng vấn là một trong ba phương pháp thu thập thông tin thông dụng trong hoạt động phân tích công việc: Phỏng vấn, lập bản câu hỏi và quan sát tại nơi làm việc. Nhờ những thông tin mà phỏng vấn đem lại thì nhà quản lý, nhà tuyển dụng có thể nắm bắt được các thông tin giá trị thể hiện bên ngoài của các ứng viên tham gia phỏng vấn tuyển dụng một cách sâu sắc và chân thực. Qua phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng trực tiếp nắm bắt, chọn lọc thông tin về nhân sự theo chủ ý của mình, thu nhận những thông tin cần thiết đồng thời loại bỏ các thông tin không có ích một cách nhanh chóng và nâng cao chất lượng công việc.

+ Chức năng đánh giá:

Trong cuộc sống, hoạt động đánh giá tiếp cận, tìm kiếm ưu điểm, sở trường và năng lực của con người sao cho kết quả đưa ra phản ứng chân thật nhất thì rất khó. Và với cách tiếp cận tìm hiểu, tìm kiếm năng lực hoạt động cho tổ chức bằng phương pháp phỏng vấn có thể sẽ rất hữu hiệu khi sử dụng cách thức này cung cấp thông tin và hoàn thành bản tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực con người so với mối tương quan nhu cầu của tổ chức. Phương pháp phỏng vấn cho phép phát hiện nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác khó có thể tìm ra.

+ Chức năng giải thích công việc:

Trong tuyển dụng, dưới góc độ người ứng viên tham gia tuyển dụng không thể chắc chắn rằng bản thân họ đã hiểu hết về công việc, vị trí mà mình dự tuyển. Do đó, để nâng cao sự hiểu biết và giải đáp những thắc mắc trong công việc, đồng thời có thể tư vấn thêm cho họ hướng chọn vị trí công việc phù hợp là một trong những chức năng quan trọng của phỏng vấn.

2.2. Vai trò của phỏng vấn

-         Phỏng vấn được coi là khâu quan trọng nhất và được áp dụng nhiều trong tuyển dụng để làm sáng tỏ về năng lực, phản ứng của ứng viên.

-         Phỏng vấn cho phép tìm hiểu và đánh giá ứng viên trên nhiều phương diện như: tính cách, ngoại hình, biểu lộ cảm xúc, trạng thái tâm lý trước các tình huống công việc, mức độ đáp ứng yêu cầu công việc ở hiện tại. Hay như tác phong, tính tình, khả năng hòa đồng và mức độ tin cậy trong công việc,... nhờ đó mà nhiều nhà tuyển dụng có thể phát hiện và khai thác các khả năng tiềm tàng sẵn có ở mỗi ứng viên.

-         Phỏng vấn là phương pháp cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà nhiều phương pháp khác khó có thể tìm ra được.

-         Phương pháp thu thập thông tin nhanh chóng,chính xác và thuận tiện, bằng cách tiếp cận, thông qua giao tiếp trực tiếp để có những nhận định mang tính sát thực nhất.

-         Phỏng vấn là cách tạo ra cho người ta người tuyển dụng và các ứng viên cơ hội trao đổi thông tin việc làm, vị trí công tác một cách trực tiếp. Từ đó, tổ chức tuyển dụng có cơ hội trực tiếp giải thích về yêu cầu và chức năng của công việc.

3. Nguyên tắc trong phỏng vấn

Hoạt động phỏng vấn muốn đạt  được hiệu quả cao, khách quan, trung thực và đáng tin cậy thì quá trình phỏng vấn nên chú ý tuân thủ các nguyên tắc cơ bản trong phỏng vấn như sau:

Nguyên tắc 1:  Người phỏng vấn tuyển dụng cần nắm rõ bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn đánh giá công việc là những công cụ phục vụ cho hoạt động quản lý và đánh giá chất lượng thực hiện công việc của mỗi nhân viên, mỗi vị trí công việc. Do đó, trước khi tiến hành phỏng vấn, công tác chuẩn bị, xây dựng, xem xét và nắm rõ về mô tả công việc cụ thể, từ đó biết được công việc đó cần có những yêu cầu như thế nào đối với nhân viên để có hướng lựa chọn ứng viên phù hợp nhất. Việc đọc trước, nghiên cứu trước hồ sơ ứng viên, kiểm tra lại mục đích của từng cuộc phỏng vấn và xách định rõ câu hỏi thực hiện là nguyên tắc cần thiết cần tuân thủ trong hoạt động phỏng vấn tuyển dụng.

Nguyên tắc 2: Tạo bầu không khí thoải mái trong phỏng vấn

Bất kể là trong phỏng vấn tuyển dụng ở hình thức nào thì việc tạo bầu không khí giữa những những người tham gia là yếu tố quan trọng. Việc tạo dựng và duy trì không khí vui vẻ, thoải mái với các ứng viên bằng cách chào hỏi, bày tỏ quan điểm chân thành, để cho ứng viên được tự nhiên là hoạt động thường xuyên nên có ở trong các cuộc phỏng vấn. Tôn trọng nhân cách và quyền lợi của người tham gia phỏng vấn, có như vậy mới có thể khai thác tối đa khả năng, năng lực, phẩm chất tốt đẹp vốn có của mỗi ứng viên. Mỗi phỏng vấn viên cần có kỹ năng suy đoán, tính hài hước, khách quan khi nhận xét vấn đề. Phẩm chất người phỏng vấn có vai trò lớn trong tạo dựng bầu không khí trong tuyển dụng.

Nguyên tắc 3: Người phỏng vấn biết lắng nghe và trả lời thẳng thắn

Trong quá trình phỏng vấn, phỏng vấn viên phải biết lắng nghe để nắm bắt thông tin được chính xác từ ứng viên. Kết hợp với lắng nghe là chú ý quan sát sự thay đổi thái độ, hành vi cử chỉ của ứng viên để có hướng điều chỉnh cách phỏng vấn. Ngoài ra, việc biết lắng nghe thể hiện sự tôn trọng của mình đối với người ứng viên, khuyến khích họ tự tin và bộc lộ năng lực của mình.

Khi các ứng viên có những thắc mắc thì phỏng vấn viên cần có sự trả lời thẳng thắn, tránh vòng vo những thông tin cần thiết cho họ, tuy nhiên không nên tiết lộ quan điểm riêng của phỏng vấn viên trước khi cần tiết lộ, và không nên có sự biểu lộ thái độ không hài lòng ngay trước mặt ứng viên.

Nguyên tắc 4: Sử dụng câu hỏi hiệu quả và có sự chuẩn bị

Như đã nói ở trên, trước mỗi cuộc phỏng vấn bao giờ cũng có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về câu hỏi, về mục đích phỏng vấn. Tỏ ra bình tĩnh, nhẹ nhàng khi đặt câu hỏi, lựa chọn câu hỏi phù hợp với từng nhóm ứng viên. Phỏng vấn là phương thức tuyển dụng sử dụng phương thức chủ yếu là giao tiếp đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi, do đó yếu tố giọng điệu, cử chỉ cũng rất được chú trọng. Lời nói nhẹ nhàng dễ nghe, tránh lối nói chữ, tránh đặt câu hỏi đóng để người trả lời chỉ trả lời “có” hoặc “không” , vận dụng tối đa những câu hỏi mở, khuyến khích ứng viên tự nêu quan điểm, ý kiến riêng của mình.

Nguyên tắc 5: Ghi chép cẩn thận

Trong suốt quá trình phỏng vấn, cần ghi lại những dữ liệu thông tin thực tế từ các ứng viên và các ý kiến sát thực để làm cơ sở đánh giá chung về hiệu quả của buổi phỏng vấn.

Nguyên tắc 6: Kiểm soát nội dung và quá trình phỏng vấn

Trong quá trình phỏng vấn các phỏng vấn viên có sự khuyến khích các ứng viên nói thể hiện khả năng của bản thân mình, tuy nhiên cũng cần có sự kiểm soát, tránh lạc đề tài và nội dung, tiết kiệm thời gian. Cho phép ứng viên được đặt câu hỏi để tìm hiểu thêm về công việc và tổ chức, cơ quan mình nhưng phỏng vấn viên cần chủ động linh hoạt đưa ra tình huống để đạt được mục đích của phỏng vấn, tránh trường hợp vừa mất thời gian nói giông dài mà không đạt được mục đích phỏng vấn.

II.  CÁC HÌNH THỨC VÀ QUY TRÌNH PHỎNG VẤN

1. Các hình thức của phỏng vấn

Các hình thức phỏng vấn khá phong phú và đa dạng, cụ thể có một số hình thức được sử dụng phổ biến như sau:

1.1. Phỏng vấn không chỉ dẫn

Hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn là hình thức phỏng vấn kiểu nói chuyện, không có bảng câu hỏi kèm theo.

Căn cứ vào bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc và hồ sơ của ứng viên, người phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên cũng như những điểm chưa rõ cần làm sáng tỏ trong phỏng vấn.

Phỏng vấn viên sẽ hỏi những câu hỏi mang tính chung chung liên quan đến công việc, đến bản thân người ứng viên. Đối với hình thức này, ứng viên được phép trình bày tự do theo suy nghĩ của bản thân, không bị gián đoạn, ngắt quãng. Phỏng vấn viên thường lắng nghe chăm chú, không tranh luận, ít thay đổi đề tài một cách  đột ngột và thường khuyến khích ứng viên nói thêm.

Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội dung các câu hỏi có thể thay đổi theo chiều hướng khác nhau. Phỏng vấn viên có thể đặt ra những câu hỏi hoàn toàn khác nhau cho những ứng viên khác nhau của cùng một công việc.

 -  Ưu điểm: phương pháp này mang tính linh hoạt, không bị cứng nhắc, gò bó;  tạo không khí gần gũi, thoải mái giữa ứng viên và người phỏng vấn.

  -Nhược điểm: hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiếu thời gian, mức độ tin cậy và chính xác không cao do chịu ảnh hưởng tính chủ quan của người phỏng vấn.

 Với những đặc điểm như trên, hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn thường được áp dụng để phỏng vấn các ứng viên vào các chức vụ cao trong các tổ chức, doanh nghiệp.

1.2. Phỏng vấn theo mẫu

Phỏng vấn theo mẫu là hình thức phỏng vấn có sử dụng bảng câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn ứng viên

Trong phương pháp này các câu hỏi trong bảng câu hỏi mẫu thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lên tất cả các vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên như: động cơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp,…

Để nâng cao hiệu quả của phỏng vấn, đối với từng câu hỏi sẽ có các hướng dẫn cần tìm hiểu hoặc các thông tin cần biết về ứng viên. Các câu trả lời của ứng viên thường rất đa dạng, phong phú. Để cuộc phỏng vấn đạt hiệu quả cao, phỏng vấn viên cần được huấn luyện để biết cách điền vào mẫu câu trả lời theo gợi ý  cho chính xác.

  - Ưu điểm: Vì có sử dụng bảng câu hỏi để phỏng vấn nên hình thức phỏng vấn này  ít tốn thời gian và có mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn so với hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn

- Nhược điểm: Phương pháp phỏng vấn theo mẫu nhiều khi không thể biết chính xác về suy nghĩ, quan điểm của ứng viên tham gia phỏng vấn bởi lẽ các ứng viên ít có cơ hội bày tỏ quan điểm riêng của bản thân. Các câu hỏi theo mẫu, được biên soạn trước do đó quá trình phỏng vấn có thể mang tính cứng nhắc, thiếu linh hoạt với từng câu trả lời của ứng viên.

1.3.  Phỏng vấn tình huống

Đây là hình thức phỏng vấn trong đó người phỏng vấn đưa ra những tình huống giống như trong thực tế người thực hiện công việc thường gặp và yêu cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề.

Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong công việc thực tế. Từ đó, nhà phỏng vấn sẽ đưa ra các tình huống sao cho phù hợp.

Công việc càng đòi hỏi trách nhiệm cao và có tính thử thách cao, điều kiện làm việc càng đa dạng thì các tình huống trong phỏng vấn càng phong phú. Cùng một tình huống đối với mỗi người khác nhau sẽ có cách xử lý khác nhau,cách thức xử lý tình huống của các ứng viên sẽ bộc lộ rõ năng lực, suy nghĩ, kiến thức,… của họ. Thông qua đó, nhà phỏng vấn sẽ đánh giá được những ưu, nhược điểm của ứng viên, từ đó sẽ lựa chọn được ứng viên ưu tú nhất.

-  Ưu điểm: phương pháp phỏng vấn tình huống giúp các nhà phỏng vấn có thể đánh giá không chỉ về kiến thức mà còn về các kỹ năng khác mà các phương pháp khác khó biết được như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, phân tích vấn đề,năng lực giải quyết vấn đề của các ứng viên

-  Nhược điểm: phương pháp này tốn nhiều thời gian

 Do tính chất thử thách, phức tạp trong công việc của nhà quản trị, ứng viện vào các chức vụ giám đốc thường được yêu cầu giải quyết rất nhiều tình huống gian nan trong điều kiện hạn hẹp về thời gian.

1.4.  Phỏng vấn liên tục

Đây là hình thức phỏng vấn trong đó ứng viên bị nhiều người phỏng vấn hỏi liên tục, riêng biệt và không chính thức. Ứng viên thường không biết mình đang bị phỏng vấn nên hành vi, cách nói năng dễ bộc lộ tính cách của ứng viên một cách chân thực nhất.

  -Ưu điểm: người phỏng vấn dễ dàng hiểu được bản chất của người tham gia phỏng vấn

 - Nhược điểm: do có nhiều người cùng tham gia phỏng vấn nên có thể bất đồng ý kiến

1.5.  Phỏng vấn nhóm

Phỏng vấn nhóm là hình thức phỏng vấn trong đó hội đồng phỏng vấn hoặc nhóm phỏng vấn viên cùng hỏi ứng viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo.

Trong quá trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn thường đưa ra nhiều câu hỏi có tính sắc sảo về nhiều vấn đề khác nhau. Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các phỏng vấn viên khác, do đó các phỏng vấn viên có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng viên chính xác hơn.

-Ưu điểm: Nhóm phỏng vấn viên thường có nhiều quan điểm khác nhau trong việc đánh giá, giải quyết vấn đề, do đó phỏng vấn nhóm thường có tính khách quan hơn

- Nhược điểm: hình thức phỏng vấn nhóm có thể gây ra tâm lý căng thẳng thái quá ở ứng viên. Để giảm bớt sự căng thẳng này, có thể áp dụng cách phỏng vấn cùng lúc một nhóm ứng viên. Khi đó, hội đồng phỏng vấn sẽ đặt câu hỏi và quan sát cách thức từng ứng viên tham gia thực hiện các câu trả lời.

1.6.  Phỏng vấn căng thẳng

Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý vì những câu hỏi có tính chất nặng nề, thô bạo hoặc những câu hỏi xoáy mạnh vào những điểm yếu của ứng viên

- Ưu điểm: Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng, giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc.

- Nhược điểm: Nếu thực hiện hình thức phỏng vấn này không khéo có thể dẫn tới tình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng, hoặc gây ra sự giận giữ, xung đột không kiểm soát được. Do đó, chỉ trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việc và phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm mới nên thực hiện hình thức này.

2.  Quy trình phỏng vấn

Quy trình của hoạt động phỏng vấn bao gồm 4 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn

Trong bước đầu tiên chuẩn bị này thì người tuyển dụng cần chú ý các công việc sau:

-            Xem xét lại công việc, vị trí công tác cần tuyển từ đó xây dựng các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để có những yêu cầu công việc rõ rang phục vụ cho buổi phỏng vấn tuyển dụng. Đồng thời đưa ra các tiêu chí tuyển chọn.

-            Nghiên cứu trước hồ sơ các ứng viên, có những phân loại hồ sơ và ứng viên.

-            Chuẩn bị thời gian, trang thiết bị phục vụ buổi phỏng vấn, cơ cấu hội đồng tham gia phỏng vấn.

Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn

Từ những yêu cầu chung và cụ thể của công việc nhà tuyển dụng xác định các câu hỏi cần có trước khi tiến hành phỏng vấn. Chủ yếu chúng ta xem xét ba nhóm câu hỏi sau:

-                 Câu hỏi chung: Những câu hỏi mang tính chất hoàn thiện thông tin cơ bản của ứng viên (như động lực làm việc, sở trường, sở thích, khả năng hòa đồng,...)

-                 Câu hỏi đặc trưng cho từng loại công việc: Những câu hỏi như thế này mang tính chất thu thập những thông tin liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ, từ đó xem xét sự tương thích chuyên môn nghiệp vụ của ứng viên với công việc cần tuyển dụng.

-                 Câu hỏi riêng biệt: Ngoài việc đưa ra các câu hỏi tình huống liên quan đến công việc chuyên môn thì nhà tuyển dụng có thể đưa ra các câu hỏi riêng biệt liên quan đến điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân, quan điểm riêng của mỗi người đối với công việc, từ đó có thể phát hiện ra những năng lực tiềm tàng ở mỗi người.

Lưu ý khi đặt câu hỏi: cần đặt câu hỏi rõ ràng, chính xác với yêu cầu tuyển dụng. Cần chú ý đến những câu hỏi tình huống, tránh những câu hỏi mang tính chất đánh đố ứng viên hay khiến ứng viên không muốn chia sẻ quan điểm của mình.

Bước 3: Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá các câu trả lời

Mỗi câu hỏi của phỏng vấn từ khi chuẩn bị đã cần có sự dự đoán được rằng câu hỏi ấy có thể trả lời được, tránh trường hợp câu hỏi đưa ra quá hóc búa, khó trả lời, gây lung túng mất bình tĩnh cho ứng viên. Mỗi câu hỏi được xác định các mức câu trả lời khác nhau nhằm tạo điều kiện cho việc đánh giá được dễ dàng, thuận lợi và đảm bảo tính khách quan. Có nhiều cách xây dựng thang điểm cho câu trả lời, có thể xây dựng theo thang điểm Xuất sắc – Tốt – Khá – Trung bình – không đạt; hoặc cũng có thể xây dựng thang điểm đánh giá theo thang điểm 10,...

Xây dựng thang điểm đánh giá các câu trả lời thường phụ thuộc và căn cứ vào quan điểm triết lý, quan điểm, phong cách lãnh đạo của nhà tuyển dụng. Do đó, có thể cùng một câu trả lời nhưng ở mỗi nhà tuyển dụng khác nhau sẽ có cách đánh giá khác nhau, không tránh khỏi trường hợp cùng một câu trả lời mà có nhà tuyển dụng đánh giá tốt và có nhà tuyển dụng đánh giá là chưa tốt.

Vì vậy, để có được những cách đánh giá đúng đắn và trung thực nhất thì tùy vào đặc điểm công việc, phong cách lãnh đạo quản lý của lý mà đưa ra hệ thống thang điểm phù hợp nhất với công việc và tổ chức của mình. Trước khi tiến hành phỏng vấn việc tạo lập thang điểm đánh giá cần có sự thông qua và nhất quán quan điểm giữa các thành viên của hội đồng phỏng vấn để tránh hiện tượng chênh lệch mức độ đánh giá quá cao giữa những người khác nhau.

Bước 4: Thực hiện phỏng vấn

 Sau quá trình chuẩn bị về con người, về phương tiện, về cách thức, tiêu chí đánh giá thì bước tiếp theo, bước quan trọng nhất là tiến hành phỏng vấn. Trong mỗi trường hợp phỏng vấn khác nhau có những cách bắt đầu cuộc phỏng vấn khác nhau nhưng thông thường có chung một trình tự như:

-         Chuẩn bị hồ sơ và sắp xếp danh sách phỏng vấn ứng viên theo thứ tự

-         Một thành viên trong Hội đồng phỏng vấn sẽ phát biểu và giới thiệu về các thành viên trong hội đồng

-         Trao đổi chung với tất cả các ứng viên về lý do, mục đích, thời lượng và các quy tắc trong buổi phỏng vấn ngày hôm đó.

-         Phổ biến cách thức chấm điểm hoặc yêu cầu đối với ứng viên trong cuộc phỏng vấn (chủ yếu về mặt thời gian).

-         Tiến hành phỏng vấn, từ phỏng vấn sơ bộ đến phỏng vấn sâu.

-         Ghi chép và kết thúc phỏng vấn.

Trong suốt quá trình thực hiện thì việc tạo ra một bầu không khí thoải mái là vô cùng quan trọng và cần thiết, điều đó phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý, và thái độ, cử chỉ giao tiếp của phỏng vấn viên. Thực hiện phỏng vấn nên giữ cho thời gian được đảm bảo không quá dài, phân lượng chương trình nên có sự cân đối linh hoạt nhằm thu được đúng và đủ lượng thông tin cần thiết cho hoạt động tuyển dụng của công ty hay cơ quan tổ chức.

Bước 5: Kết thúc phỏng vấn và tổng hợp báo cáo

Kết thúc quá trình phỏng vấn, các thành viên hội đồng phỏng vấn sẽ cùng tổng kết, nhận xét đánh giá chung dựa trên bảng tổng kết điểm đánh giá học viên của ban thư ký đã tổng hợp. Hội đồng phỏng vấn nên kết thúc buổi phỏng vấn bằng hoạt động nhận xét tích cực vào cuối buổi nhằm khích lệ, động viên các ứng viên, tạo tâm lý bình tĩnh và không gây bất ngờ. Để có thời gian cân nhắc, nhận xét và đánh giá được cụ thể và chính xác hơn thì bên tuyển dụng sẽ thông báo cho các ứng viên về thời gian, địa điểm thông báo kết quả phỏng vấn. Hoặc có thể trực tiếp thông báo với các ứng viên về kết quả phỏng vấn nếu như mức độ kết quả phỏng vấn dễ dàng đánh giá và không cần có sự suy nghĩ giữa nhiều sự lựa chọn.

III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN PHỎNG VẤN

Các yếu tố ảnh hưởng và tác động đến quá trình, kết quả phỏng vấn rất đa dạng và có thể chia thành các nhóm:

1. Yếu tố con người

Yếu tố liên quan đến con người ở đây xét chung cho cả người ứng viên và người phỏng vấn. Ở cả hai phương diện trên đều có những đặc điểm chung như: Tuổi, giới tính, hình thức diện mạo, học vấn và kiến thức, mức độ hứng thú với công việc và nghề nghiệp. Bên cạnh đó có nhiều đặc điểm tâm lý cũng có ảnh hưởng đến tâm trạng, thái độ khi tham gia phỏng vấn của người phỏng vấn cũng như người ứng viên: đó là không khí, cử chỉ hành vi, ngôn ngữ trong giao tiếp quyết định đến cảm nhận của người phỏng vấn, ấn tượng của họ về các ứng viên. Ngược lại, thái độ, ngôn ngữ của người phỏng vấn có lịch sự, trang nhã, gần gũi hay không tạo ra tâm lý thoải mái cho người ứng viên tham gia phỏng vấn. Một thực tế cho thấy hiện nay các nhà phỏng vấn có kinh nghiệm thường có các yêu cầu đánh giá chặt chẽ hơn so với các ứng viên ít có kinh nghiệm khác.

Ngoài ra, tầm hiểu biết và kiến thức của mỗi người có ảnh hưởng nhất định tới hiệu quả cuộc phỏng vấn. Đối với người phỏng vấn, một tầm hiểu biết rộng sẽ tạo ra cho người hỏi một cách nhìn, cách đánh giá các ứng viên một các toàn diện và sâu rộng hơn. Đối với người ứng viên tham gia phỏng vấn, một hệ thống kiến thức xã hội, am hiểu nhiều lĩnh vực sẽ tạo nên lợi thế trong phỏng vấn, từ đó người ứng viên có thể tự tin hơn khi tham gia trả lời phỏng vấn, đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Các yếu tố cử chỉ hành vi trong giao tiếp cũng quyết định rất nhiều tới chất lượng cuộc phỏng vấn. Đối với những nhà tuyển dụng, họ không chỉ đánh giá năng lực, kiến thức, trình độ của ứng viên thông qua các câu hỏi sâu mà còn chú ý tới thái độ, phong cách ứng xử, độ nhạy bén với công việc, phong cách làm việc thông qua các cách ứng xử hành vi trong suốt buổi phỏng vấn.

2. Yếu tố tình huống

Yếu tố tình huống là yếu tố có tầm ảnh hưởng đến hoạt động phỏng vấn. Với bất kỳ một cuộc phỏng vấn nào nhà tuyển dụng cũng muốn tuyển được người nhân viên biết cách ứng phó linh hoạt. Vì thế trong phỏng vấn tuyển dụng, không khí, không gian phỏng vấn cũng đã được coi là một tình huống có sẵn, thêm vào đó, trong quá trình phỏng vấn người phỏng vấn xem xét mức độ thích ứng của ứng viên để đánh giá hoặc quyết định đưa ra cá tình huống công việc khác cho ứng viên xử lý. Độ khó, độ phức tạp, hay độ sát của tình huống với vị trí công việc quyết định đến chất lượng đánh giá buổi phỏng vấn tuyển dụng.

3. Yếu tố mức độ cạnh tranh

Trong phỏng vấn tuyển dụng, một yếu tố mà ứng viên quan tâm là chỉ tiêu tuyển dụng và tỷ lệ tuyển. Nếu lượng chỉ tiêu tuyển dụng lớn, cơ hội dành cho các ứng viên cao, tạo ra tâm lý vững tin hơn cho họ. Ngược lại, nếu chỉ tiêu tuyển dụng ít, hồ sơ ứng viên tham gia nhiều thì tất nhiên tỷ lệ cạnh tranh cao dẫn tới tâm lý hồi hộp lo lắng ở các ứng viên nhiều hơn. Và như đã chỉ ra ở trên thì đặc điểm tâm lý của người tham gia phỏng vấn có ảnh hưởng đến kết quả của phỏng vấn.

4. Các yếu tố khác

Yếu tố chính trị, pháp luật và sức ép kinh tế có ảnh hưởng gián tiếp đến kết quả phỏng vấn. Cơ cấu tổ chức hội đồng phỏng vấn và điều kiện tổ chức, phương tiện kỹ thuật có ảnh hưởng trực tiếp đến phỏng vấn.

IV. MỘT SỐ LƯU Ý TRONG PHỎNG VẤN

Nhằm nâng cao chất lượng trong tuyển dụng cũng như đánh giá chân thật sâu sắc về các ứng viên, đáp ứng tốt nhu cầu tuyển dụng thì cần tuân thủ các nguyên tắc trong phỏng vấn và kết hợp chú ý các lưu ý sau:

1. Đối với phỏng vấn viên:

-         Chuẩn bị trước mỗi buổi phỏng vấn là bước tiền đề mà mỗi người phỏng vấn viên cần lưu ý và không thể bỏ qua. Chuẩn bị về tác phong, tinh thần, mức độ am hiểu công việc cần tuyển dụng.

-         Phỏng vấn viên phải  điều ứng linh hoạt để ứng viên có cơ hội đưa ra những câu hỏi, vì đa số ứng viên đều có tâm lý thụ động, họ mong muốn được chỉ trả lời hơn là được đặt câu hỏi.

-         Trong khi phỏng vấn, phỏng vấn viên không nên ghi chú quá nhiều, chỉnh lý quá nhiều câu trả lời của người được hỏi, vì như vậy sẽ gây cho ứng viên cảm giác lo sợ rối trí.

-         Hơn nữa, để giúp cho không khí được cởi mở thân mật, phỏng vấn  viên có thể mời ứng viên cùng chia sẻ quan niệm quản lý và phương pháp giải quyết những tình huống cụ thể trong nghiệp vụ chuyên môn của vị trí cần tuyển hoặc trong hoạt động quản lý của người tuyển dụng lúc này.

-         Phỏng vấn viên nên dành nhiều thời gian cho buổi phỏng vấn, nên sắp sếp một thời khóa biểu thuận lợi, tránh để phân tâm bởi công việc khác trong phỏng vấn.

2. Đối với người tham gia phỏng vấn

Người tham gia phỏng vấn hay còn gọi là các ứng viên, là người trực tiếp tham gia và góp phần quan trọng tạo nên thành công cho buổi phỏng vấn tuyển dụng, do đó, khi phỏng vấn mỗi ứng viên cần nắm rõ một số lưu ý sau đây:

-       Trước khi phỏng vấn cần có sự chuẩn bị cho mình: chuẩn bị về tâm lý, về kiến thức công việc, phong cách, cử chỉ hành vi, trang phục, ngoại hình sao cho gọn gang, phù hợp với công việc mình mong muốn được tuyển dụng.

-       Trong quá trình phỏng vấn, giữ tâm trạng, thái độ tự tin khi trả lời câu hỏi, tinh tế nhạy bén để nhận biết được biểu hiện thái độ của người tuyển dụng để phần trả lời được tốt hơn. Ngoài ra, nên tranh thủ đề nghị nhà phỏng vấn tuyển dụng nói rõ hơn về yêu cầu công việc bằng những câu hỏi mang thể hiện sự quan tâm và giành tâm huyết, sự tha thiết với công việc.

-       Nếu nhận thấy bản thân ứng viên có thể đáp ứng với những yêu cầu của nhà tuyển dụng thì cần khéo léo cố gắng mô tả kỹ năng, kiến thức của bản thân cho thấy rằng họ phù hợp với công việc.

-       Suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi, và trả lời một cách rõ ràng, đúng chủ đề mà người phỏng vấn mong muốn biết.

-       Ứng viên đặc biệt chú ý đên thái độ, cử chỉ hành vi của mình trong suốt quá trình phỏng vấn. Ứng viên cần thể hiện sự nhiệt tình, thái độ hào hứng với công việc, chân thành, chu đáo và vui vẻ trong tiếp xúc, kín đáo và nghiêm túc trong công việc và tự tin về bản thân.

Như vậy, phỏng vấn là một hoạt động đóng vai trò quan trọng trong công tác tuyển dụng. Đây là hoạt động đánh giá trực tiếp các ứng viên tham gia tuyển dụng một cách nhanh chóng và khá hiệu quả mà hiện nay các hoạt động tuyển dụng vẫn thường sử dụng. Thông qua giao tiếp thông thường người tuyển dụng có thể nắm bắt được thông tin về các ứng viên một cách nhanh nhất, trực tiếp và đầy đủ những thông tin mà mình mong muốn, rút ngắn được thời gian và chi phí tuyển dụng. Phương pháp phỏng vấn cùng với các phương pháp trắc nghiệm, quan sát,... là một trong những phương pháp đã và đang được chú trọng áp dụng phổ biến và chất lượng cần được nâng cao, chú trọng hơn. Phỏng vấn thì có nhiều điểm cần lưu ý đối với người phỏng vấn và người ứng viên tham gia phỏng vấn. Do đó, người phỏng vấn viên hay nhà tuyển dụng cần có hiểu biết về phỏng vấn, sự tinh tế trong giao tiếp để có những đánh giá khách quan, trung thực và để có thể đạt được những hiệu quả tốt nhất trong tuyển dụng nhân sự cho tổ chức, cơ quan mình.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.     Quản Trị nguồn nhân lực – Tiến sĩ: Trần Kim Dung

NXB Thống kê – 2005.

2.     Quản trị nhân sự - Tiến sĩ: Nguyễn Hữu Thân

NXB Lao động xã hội – 09/2008

3.     Giáo trình: Quản lý nguồn nhân lực – Đại học Kinh Tế Quốc dân